2. Gestión de expositores: Que debe confirmar a los expositores con dos meses de anticipación de manera, que se pueda enviar con las convocatorias un material de estudio y de debate que pueda socializarse entre los participantes.
3. Gestión de espacio: que debe gestionar el lugar donde se realizará el evento y prever los servicios y mantenimiento que se requerirá durante todo el evento.
4. Comida: debe hacer los menús, presupuestos, contrato y compra de comida de modo que permita alimentar cinco veces al día a los participantes (desayuno, refrigerio, almuerzo, té y cena) considerando alternativas para enfermos, vegetarianos, etc.
5. Gestión de equipos y materiales: se debe contar con el equipo de sonido requerido, datas display, computadoras, material de escritorio que se entregará a cada participante.
6. Auspicios: Para dotar de mayores y mejores materiales a los participantes y para favorecer la difusión del evento (pasacalles, banners, folders, adhesivos, etc.) se debe gestionar auspicios
7. Hacienda: Que llevará cuentas de todos los egresos e ingresos que se realizarán antes durante y después del evento, haciendo contabilización de recibos y facturas.
8. Difusión: Debe hacer difusión del evento en medios de comunicación para compartir el evento en toda la población, debe difundir los avances a las demás jurisdicciones, debe presentar los videos y/o presentaciones de las jurisdicciones en el transcurso del taller. Debe elaborar todos los materiales de difusión que se presentarán en el evento, los gafetes y otros recuerdos que puedan ser de interés de los participantes.
9. Inscripciones, distribución de grupos de trabajo: Debe hacer un registro completo de todos los participantes con todos sus datos y distribuir de manera equitativa y dinámica grupos y subgrupos de trabajo, al igual que proveer los gafetes de los participantes.
10. Secretaría: que debe hacer el resumen diario y las crónicas del día, para poder dar el material al terminar el evento
11. Integración: Debe planificar las estrategias para favorecer la integración, el conocimiento personal y grupal durante todo el evento, tendrá un espacio que debe aprovechar con dinámicas de conocimiento.
12. Misión: Debe organizar el día de la misión con las actividades, de modo que sea participativo y un momento de cambio en los participantes.
13. Comunicación: Debe hacer un registro visual, de todos los momentos importantes del evento en fotografías y filmación que pueda ser entregada a cada jurisdicción
14. Animación con música: las canciones en preferencia deben ser inéditas, nuevas y alegres, cada participante debe tener un cancionero del evento y las canciones deben estar transcritas en video o ppt para poder pasarlas por data display, en un orden consecutivo incluidas las canciones de la eucaristía.
15. Animación con dinámica: las dinámicas en preferencia deben ser inéditas, nuevas y alegres, cada participante debe tener el desarrollo de las dinámicas en su orden respectivo y deben estar transcritas en video o ppt. para poder pasarlas por data display.
16. Oración, lectio divina y eucaristía: Se debe planear de manera que sean dinámicas, participativas, originales, que atrapen a los participantes y que vayan en consecuencia con la temática del evento. Como sugerencia se puede implementar más música, videos o dramatizaciones en las lecturas, simbolismos, etc.
17. Auxilio: Que debe conseguir un botiquín y los medicamentos necesarios además de una persona que pueda prestar auxilio en el caso de que las otras jurisdicciones no presenten alguien del área.
18. Protocolo: Que debe estar encargado de recibir a las jurisdicciones desde su llegada, apoyarles en lo que se requiera para que puedan llegar a tiempo al lugar de la concentración. Les acompañara y asignará en sus espacios de reunión como jurisdicción y realizará el acompañamiento hasta su despedida, alternativamente debería acompañarlos a un pequeño recorrido turístico el tiempo que no participen en el encuentro, favoreciendo a los que viene de provincias y a los que no conocen la ciudad.
19. Turismo:
